第一篇：如何建立企业员工培训档案
如何建立企业员工培训档案？
对于培训来说,少不了要对全年的培训工作有个总结与自我评估,在现在许多还没有办法做到用6SIGMA来评估培训投资收益的时候,培训的一些数据在工作总结中就发挥了很大的作用,透过对培训记录的总结和分析,领导层心里应该还是有数的:虽然不能明确知道培训带来了多少利润的增长,但无疑,没有培训,公司的情况将会更差。
对于培训档案建设方面的日常工作,可以从以下几个方面入手:
1、全年培训课程记录统计表
设计一张EXCEL表格,统计汇总整个年度已实施课程的情况,具体项目依次可包括序、培训类别、培训课程名称、培训时间、培训地点、课程时数、主办单位、讲师、学员对象、参加人数、实到人数、出勤率、培训费用、人均培训费用、评估方式、培训满意度、总时数、备注。如下图所示:
这个表建立之后,关键就是在日常中及时填写更新,每次课程结束之后就要把课程相应信息录入到此表中,记住,是所有的培训,包括免费获得培训,包括临时开办的学习会。
2、单项课程资料包
单项课程包的含义是每一次课程都要按照培训作业流程将各项表单、资料归档,分课程保存。对于每项课程,内部课程需要存档的资料包括: A、培训申请表(内训都需要申请审批,培训是成本)、培训课程计划(附在申请表后面供领导参考评估,内容包括课程开办的原因与目标、课程要素时间、地点、对象等介绍、讲师的介绍、课程效果评估方法、培训费用等);B、开课通知单:审批之后就发布开课通知单,列清各项培训要素,有必要者可根据学员对象列上具体学员名单,一一对应。讲师邀请函也可做一份,以显示对讲师的尊重。C、培训签到表:配合开课通知单的学员名单一一对应签到;D、课程教材、讲义:包括纸质版、电子版、课程相关的其他资料,如案例、讨论、表格等;E、培训评估表或心得报告:培训结束后要进行效果评估,将学员提交的评估资料整理归档;F、培训总结报告:培训结束后要对本次培训课程进行总结,出勤情况、学员满意度情况、学员的反馈、培训工作存在的问题以及改进措施等。讲师感谢函也可发出一份,向讲师表示感谢并反馈本次培训结果。
以上这些东西统一归档于档案袋,就是一个比较完整的单项课程资料包,各项资料较为齐全。外训课程需要存档的资料包括: 外训申请表和课程信息(外部机构的课程资料)、培训讲义、培训评估表和心得报告
3、员工个人培训档案
建立每一位员工的培训记录,通过这个记录可以很快得到员工参加了哪些培训课程、参加培训的总时数有多少、花费的培训费用有多少,每次培训后的评估结果如何,这些数据对于在需要了解员工学习情况时会有用处,尤其是在晋升评审、转岗、调动的时候会有参考价值。
如果没有IT系统的支持,可以用EXCEL表格建立每一位员工的每一次培训记录,然后将EXCEL导入ACCESS数据库,利用ACCESS数据库里面的报表功能,将EXCEL表格一行一行的信息通过报表功能转换为一页的东西,这样便于打印,也便于整体浏览。如果有IT系统那就更方便了。
4、其他档案 其他档案包括: A、内部讲师资料库:将担任内部讲师的员工基本信息拷贝出来,然后加上内部讲师的一些信息,如时间、级别、可授课程、授课次数与时数等。
B、培训供应商资料库:包括培训公司名称、公司的性质、关键/优势业务领域、地址、联系人/联系方式、供应商说明(是否合作过,评价如何,有何特别要说明的地方)、供应商资质(根据你的需要把供应商分级别管理,在有需要时可优先与资质级别高的供应商联络洽谈)C、课程库: 根据公司的培训课程体系,按体系分类建立文件夹,将整年的培训课件和资料打包放进文件夹内,慢慢充实你的课程体系,因为这些课程都是上过的,更具有可实施性,所以,不是将一些相关的其他课件放入,必须是与你公司有关的,或自己上过,或请人来上过,以后在修订课程的时候可标识版本号。培训档案建立完善后，可以根据你年度培训计划的课程,随便抽一个课程,审查你是否有开课申请、开课通知、签到、教案、评估资料,随便抽一个员工,看他是否经过了上岗培训、考核资料、其他培训记录等，你都可以很好的做出总结与评估。
第二篇：如何建立员工档案
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如何建立员工档案
课程内容：
你遇到过员工“人间蒸发”，无法辞退的情况吗？发生突发事件，联系不到员工家属怎么办？企业员工流动太大，如何对员工进行有效管理？——这些正是我们探讨员工档案建立方法与技巧的缘由。
通过本节课的学习，您会清晰地了解到做好员工档案建立工作的重要性。我们还将为您提供建立员工档案的实用技巧。
解决方案：
他山之石，可以攻玉。
下面我们从实战经验中给大家总结一些方法流程，以便大家参考，帮助我们少走弯路，直达成功。
员工档案的建立，是企业人事制度的重要内容一般有五个步骤。
面试材料入档包括面试登记表及相关面试入职表单的归档；面试 1.将面试材料入档。
2.入职员工个人材料的入档。
3.公司提供的相关材料入档。
4.做好关联材料的存放。
5.将这些内容合并为员工档案，做好存放工作。
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登记表中的基本信息要完备，避免出现紧急时没法使用的情况；对资料要签订真实性保证的协议，能规避后期的一些劳动争议所带来的风险；面试登记表的内容也要详实、充分。
对企业而言，要请面试官和部门领导填写面试记录表，写下对面试者的意见；另外，相关领导允许面试者入职的，要请他做招聘入职审批。这两者都便于HR在以后的工作中翻阅入职原因，了解入职情况，作为以后录用、争论的参考。
入职员工个人材料中，首先是相关证件、证书的归档，员工需提供原件，由HR亲自复印。
入职登记表也是重要内容，员工需重新填写基本信息，在之前遗漏或更新的内容要完善；请员工填写上家企业的薪资，可以作为以后薪资调整的参照；员工社保情况也要填写清楚；员工入职登记表的内容需每年更新，保持同步。
此外，员工需提供上家单位的离职证明，并放入档案。这既是员工工作经验的证明；也有利于防范可能发生的劳动纠纷。
员工的体检表要放入档案中，既是员工身体状况的证明，也有利于防范可能发生的劳动纠纷，如员工原先就患有某种疾病，想据此找
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公司麻烦时，则可举证。
员工档案中也要包括公司给予的内容，公司与员工签订的劳动合同肯定要入档保存。
以下材料也要入档备案：
1.员工奖惩记录，包括过失单和奖励表；
2.员工变化情况，包括薪资变化单和岗位变动记录；
3.员工转正情况，包括转正申请表、转正审批表及转正总结；
4.此外，员工绩效考核表、员工专利申请、保险缴纳情况以及附加协议等，都要存档保存。
对于特别情况，如特殊调薪、特殊入职原因等，都要在简历首页甚至档案袋的封皮上写明备注；便于HR依据事态进行追踪；也易于确定责任归属。
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培训档案一般存放在培训部门，在员工离职后，再将该员工的相关培训情况与他其余的档案装订起来，统一归档。
合理化建议的档案等，可以作为员工发展、考评、调薪的参考，在具体应用时，抽取应用部分，关联存档。
存放关联材料时要注意，这些档案各部门调用频繁；HR要严格遵守档案借阅制度，员工档案的其他内容要保密；因此，此类关联性材料都不能直接放在员工档案中。
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与以上所讲的公司人力资源部建立的员工个人档案不同，由国家人事部门建立的人事档案在员工入职后可以调入所属人才服务中心在公司名下存放，调入对象一般包含本地员工及重点员工；只有拥有人事权的企业才可以自己保管员工人事档案；对于大量的对于大批量的、岗位级别较低的外地员工，HR更不需要调入他们的人事档案。档案存放有许多技巧，可以将档案按部门、姓氏进行分类；通过折页标注姓名，直接立式放置于立柜中，既利于归类，也便于查找。
企业电子档案则只需有基本家庭信息及员工主要变更情况。
离职档案的存放，要保持一定的时长，一般为两年。基础岗位离职档案统一装订存档。优秀员工档案可以分开存放，便于对优秀员工进行跟踪。
最后，我们把这几个步骤串起来，就形成了“建立员工档案”的完整流程。
或许文字的话大家并不是很清楚，我们可以看下面的思维导图，.xiexiebang.com
能让你更加形象的理解和明白该如何建立员工档案。
（思维导图可以下载后放大看，更清楚！）
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第三篇：建立员工健康档案
4、建立员工健康档案：分公司办公室负责保管员工健康证，并建立员工健康档案，记录
员工个人信息、从事的岗位、健康证办理的年限、最近一次体检时间、到期日期等信息，具体见附表《员工健康证信息台账》。
5、健康证的年检：健康证有效期为一年，分公司办公室负责员工健康证的年检，保证健
康证合格有效。通常在员工健康证到期前，分公司办公室联系当地疾控中心的授权指定单位，统一组织健康年检。
6、年检结果的处理：根据国家有关法律规定，患有传染性疾病的人员不得从事直接接触
食品饮料生产的工作。如直接解除食品饮料生产的员工在任职过程中患有法律规定的传染性疾病，公司将有权将其调离岗位，安排至不直接接触食品饮料生产的岗位，员工必须服从岗位安排。分公司办公室将健康证年检情况及时通知所属部门，如查出不合格人员应上报总经理。健康证年检不合格的人员，如果属于暂时性的，管理者应安排休息，待身体恢复复检合格后才能继续上岗；如果是难以治愈的有碍食品安全的疾病，管理者应安排其他适合的岗位，决不可继续留在原岗位。分公司办公室应将健康证年检不合格的情况和相应人员安排情况详细记录在《员工健康证信息台帐》中。
7、监督检查：质检科对每年的健康证年审情况进行监督管理。重点检查是否从事直接接
触食品岗位的人员都纳入了健康证的管理，健康证年检不合格的人员，是否进行了妥善的安排。如果发现不合格的情况，应立即指出并责令作出正确处理，并对违规的部门或生产车间进行考核扣罚。
第四篇：企业员工人力资源档案的建立与应用探讨
企业员工人力资源档案的建立与应用探讨
贾亚洲1，张江珊2
（1.兰州大学 经济学院，甘肃 兰州 730000；2.扬州大学 社会发展学院，江苏 扬州 225009）
一、人事档案与企业员工人力资源档案
人事档案是指我国各级各类国家机关、社会团体和企事业单位在人事管理活动中形成的记述和反映某人经历和德才表现，以个人为单位集中起来的以备日后查考的文件材料。依据人们社会分工的不同，人事档案可分为干部档案、工人档案、军人档案以及学生档案等种类，其主要内容包括履历、鉴定、考核、工资、职务、职称、学位等情况的真实记录。与人事档案相比较，企业员工人力资源档案有两个比较显著的特点：
首先，企业员工人力资源档案的机密性不如人事档案强。企业人力资源档案除了对企业外部保密以外，企业人力资源部门、各相关管理人员以及员工本人都可以自由查阅自己的人力资源档案，以使企业和员工本人对员工的个人素质、培训、奖励、惩罚等情况都有一个系统性的认识和了解，服务于企业的人力资源工作。
其次，不强调原始记录性，这是企业员工人力资源档案与人事档案的一个重要区别。当然，这里并不是从概念上否认档案的原始记录性。不强调原始记录性，并非没有原始记录，而是指只要被企业核实是反应员工真实情况的相关材料，即使不是原始记录，如传真、复印件等，也可被归入员工人力资源档案，服务于企业的人力资源开发和利用。
因之，我们可在此基础上界定出企业员工人力资源档案的定义，即企业人力资源部门主要以员工个人为单位收集的，员工从进入企业前的面试一直到他离开这个企业的整个过程中所形成的，与企业人力资源工作有关并对员工的人力资源开发与利用有一定作用的文件材料。
二、企业员工人力资源档案的主要内容
1.员工的测试与甄选材料。现代企业招聘员工一般都要经过层层筛选，采用多种方法对应聘人员进行考核。一旦一个应聘人员被企业录用，企业面试考核小组对应聘人员仪容仪表、应变能力、表达能力、判断分析能力以及其它考核项目的评语、鉴定等材料，在经人力资源部门整理以后，应该归入企业员工人力资源档案。如果企业对应聘者有笔试考核，笔试成绩与试卷等资料也应归档保存。
2.员工基本情况档案。这里主要是指有关员工的受教育状况、专业知识、能力特长、政治面貌、身体状况、业余爱好、家庭情况等基本资料。有些资料企业可能无法保存原件，如员工的学位学历证书、党团资料、职业技能资格证书等，但是企业人力资源部门在核实这些资料以后，必须对每个员工建立起相应的基本情况档案。
3.员工培训档案。员工培训档案至少应该包括以下两个方面的内容：一是以员工本人为主拟定、经员工本人上级认可、并交企业人力资源部门备案的员工个人职业生涯规划；二是由企业人力资源部门根据员工个人的职业生涯规划，结合企业的业务发展、人才需求以及员工培训规划而制定的员工培训和使用资料。档案中不仅应包括员工本人的工作经历，还要包括本人参加各种培训活动的详细记录，如：何时、在何地参加过何种培训；本人学习的收获、体会及对其的考核评语；本人当时的工作岗位和要求；本人近期和今后发展目标以及实现这一目标的具体计划和措施(如要求参加本企业或外单位举办的培训班，或者希望到大学深造)等。
4.员工绩效档案。员工绩效是指经过企业评价的员工工作行为、方式及其结果。员工绩效全面反映了企业对员工的认可程度，或者说是员工的表现被企业认可的程度，绩效评价材料不能仅仅用于当期的奖励、表扬、晋升或者奖金发放，过后就弃置不顾，而必须作为重要 的人力资源档案保存下来。员工绩效档案主要包括绩效考核表，员工的自我鉴定和上级鉴定，考核面谈情况记录，员工受到的表扬、奖励以及处分情况等材料。
三、企业员工人力资源档案的应用
完善的企业员工人力资源档案将为企业各项人力资源工作提供一个友好的基础信息平台。具体来说，员工人力资源档案主要有以下几个方面的作用。
1.分析企业现有人力资源的整体优势与不足。全面、翔实的员工人力资源档案可以使企业对内部人力资源状况有一个比较准确的分析和判断，从而提高企业人力资源需求预测和战略规划的科学化与规范化程度。企业许多其它计划的制定也必须依赖对内部人力资源状况的准确判断，企业的新产品开发、市场拓展、培训等计划之所以失败，往往也不是因为执行过程存在问题，而是由于计划的制定没有考虑到与企业当时的人力资源状况保持吻合。
2.分析企业员工个体的优势与不足。通过对员工人力资源档案中个人基本情况、绩效和培训情况的分析，可以清楚了解每一个员工的长处和短处，对于企业的人职匹配、员工晋升、企业人事的调整与任免具有重要参考作用，有助于最大限度的发挥人力资源的效用，促进企业人力资源的内部合理配置。
3.帮助员工制定个人职业生涯发展规划。员工人力资源档案记载了员工在企业的成长轨迹，记载了员工取得的成绩，也记载了他的失败以及他失败的原因，这些资料可以帮助人力资源部门全面分析员工的思想、文化、心理和业务素质，分析员工的职业发展潜力，帮助员工制定科学、合理的职业生涯发展规划，使员工能够在企业最大程度的发挥自己的工作潜力，促进企业的发展和员工自我价值的实现。
4.有利于对员工进行个性化的激励和管理。以人为本是现代社会的核心理念，而对员工进行个性化的激励与管理是企业贯彻这一理念的一个重要方法和手段。通过员工基本情况档案，企业可以针对每一员工的发展层次、现实需要、个人偏好以及家庭困难等情况，采取不同的激励与管理方法，从而最大限度的满足员工的需要。企业由于对员工的充分了解，也减少了在激励上由于信息不对称造成的成本损失。一些企业采取的行之有效的个性化“情感激励”和管理方法，如员工生日祝贺、赡养老人补贴、托儿福利等，是必须建立在充分了解员工个人基本情况基础之上的，而员工人力资源档案的建立与完善可以帮助企业很好的实现这一目的。
参考文献：
【1】关付生.企业人力资源档案的建立及其作用【J】.市场研究，1999（08）：22-23.【2】尚玉青.加强企业人事档案的管理【J】.冶金丛刊，1999，（02）：43-44.【3】柳小玲，郑连荣.企业人事档案管理也要与时俱进【J】.华北电业，2022，（04）：28.【4】靳淑明.企业人事档案管理与人力资源开发【J】.中国档案，2022，（05）：86 【5】陆伟锋，田红敏.人事档案管理与人力资源开发刍议【J】.企业经济，2022，（05）：185-186.【6】李莹，李虹，隋文萍.人事档案与人力资源开发【J】.山东农业管理干部学院学报，2022，（02）：93.Study on Establishment and Application of Employee's Human
Resource Archives
JIA Ya-zhou1，ZHANG Jiang-shan2
(1.School of Economics，Lanzhou University ,Lanzhou 730000,China；2.School of Social Development,Yangzhou University，Yangzhou 225009,china)Abstract：Employee's personnel archives is closely related to enterprise' human
resource management,management system of personnel archives in our country is unfavorable for the enterprise to use employee' archives.Management scholars neglect the function of employee's archives generally,archive scholars prefer to study this problem from aspect of pure archival science not serving the enterprise' human resource development and utilization.Using the concept of “employee's human resource archives”,the paper gives an elemental discussion about problem mentioned above.Key words：employee's human resource archives；personnel archives；establishment
第五篇：员工档案建立管理标准
员工档案管理规定
一、解释说明
本档案指研究院为方便对员工基本情况了解和记录而建立的员工基本情况汇总，并非员工个人人事档案。
本档案由研究院人力部门负责建立、维护和保管。并作为员工基本情况的真实反映，员工需如实认真填写，保证内容真实、准确、详细，并为虚假提报行为负责。
档案所有权和处置权归研究院所有，属单位秘密，其保管和使用必须严格遵循本规定要求。
二、建档要求
1.档案分类：
i.按照存储媒质划分：档案分电子档案和纸质档案两种。
ii.按照员工状态划分：档案分为在职档案和离职档案两种。
2.电子档案：包括以下内容
i.身份证、毕业证、学位证以及相关资格证书（计算机、英语、职称等）的扫描图像，图像类
型为jpeg文件，文件大小不得小于100KB。
ii.，包括：姓名、性别、出生日期、身份证号、民族、文化程度、联系电话、户口所在地行政区划、居住地行政区划名称、家庭详细地址（具体到门牌号）以及其他内容。iii.，包括：姓名、性别、出生日期、身份证号、民族、政治面貌、婚姻状况、毕业院校、所学专业、文化程度、所获证书、职称情况、工作经历、家庭成员（关系、姓名、工作单位、职位）、家庭地址、本人电话、家庭电话、到单位时间、毕业证书编号、学历证书编号，起息日期，档案编号等。
3.纸质档案：包括以下内容
i.，贴近期一寸免冠彩色照片，员工本人手填。
ii.身份证复印件（正反面）一份。
iii.劳动用工合同和保密协议一份。
iv.相关资格证书复印件。
v.员工入职以来的培训、转正、定岗、调岗、考核、奖罚、离职等见证性资料。
4.整理装订：
i.纸质档案按员工单独建档封装，并进行编号，避免重名并方便后期维护与查询。
ii.编号原则：年份 序列号，如20220049，即2022年入职，为研究院第49名入职员工。iii.档案按照年份封装，每一年份档案统一张贴，标明、姓名、编号。
5.时间要求：员工入职后，观察期内完成档案资料的筹备工作，观察期结束后，即可正式入员工档
案库，统一保存。
三、维护保管
1.维护更新
i.人力部门对员工自入职以来的培训、转正、定岗、调岗、考核、奖罚、离职等情况进行全程
跟踪，并对相应过程或结果进行编辑存档，及时更新维护。
ii.对员工个人取得的职称、证书，进行登记存档。
iii.档案的更新须有记录，每次更新需经人力部门负责人签批。
2.查阅保管
i.档案为单位秘密，管理人员不得私自随意将档案信息外漏或借阅，必须征得研究院领导同意
后，方可查阅。
ii.档案需在安全的密闭空间保管存放，必须采取一定的安全措施。
iii.档案需由人力部门专人负责看管。
四、离职处理
1.2.五、1.2.3.员工办理完离职手续后，单位有继续保留员工档案的权利。员工离职一年后，可返回单位取走员工档案。到时未领取的，单位可予以销毁。附件
